Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is MP Informatica S.r.l., gevestigd te Strada di Santa Bona Nuova 33/B, 31100 Treviso (TV), Italia, fiscaal nummer en btw-nummer 05355370262. Voor vragen over privacy kun je ons schrijven op hello@mailfolk.email of op ons gecertificeerde e-mailadres (PEC) mpinformatica-srl@pec.it.

E-mails, bijlagen, contacten en de zoekindex worden alleen op je computer opgeslagen. De wachtwoorden van de mailboxen staan in de sleutelhanger van het besturingssysteem. Wij ontvangen en lezen je e-mail niet.

De samenvatting van e-mails gebruikt een model dat op je computer draait: de tekst van de berichten wordt niet naar externe diensten gestuurd. Externe assistenten die via MCP zijn gekoppeld, zien je e-mail alleen als jij ze toegang geeft, zo lang als jij kiest; elk verzoek blijft vastgelegd in het logboek van de app.

Om de licentie te controleren stuurt de app de licentiecode, een identificatie van de computer en de naam ervan naar onze server. Voor updates controleert de app regelmatig of er een nieuwe versie is. Deze gegevens dienen alleen om de licentie en de updates te laten werken.

• E-mailadres en factuurgegevens wanneer je een licentie koopt.
• E-mailadres, naam en, als je dat kiest, het wachtwoord, dat alleen in niet-omkeerbare vorm wordt opgeslagen, wanneer je een account aanmaakt. Als je inlogt met Google, ontvangen we van Google je e-mailadres en je naam.
• De berichten die je ons stuurt op het supportadres.
• De technische logbestanden van de server: IP-adres, datum en tijd, opgevraagde pagina en resultaat, voor de beveiliging en om problemen op te lossen.
• Bezoekersstatistieken met Google Analytics, alleen als je ze accepteert: bekeken pagina's, downloads en voltooide aankopen. De details staan in het cookiebeleid.

Betalingen worden afgehandeld door Stripe, op de eigen betaalpagina van Stripe. We ontvangen en bewaren het nummer van je kaart en de beveiligingscode niet.

We verwerken de gegevens om de koopovereenkomst en de licentie uit te voeren, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale) en, als je daarom vraagt, om je te antwoorden. De logbestanden van de server en de bescherming tegen misbruik zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden. De bezoekersstatistieken zijn gebaseerd op je toestemming, die je op elk moment kunt intrekken via het cookiebeleid of via de footer van de site.

De volgende termijnen vormen ons goedgekeurde bewaarbeleid. De verwijderingsprocedures worden aangepast: goedkeuring van de termijnen betekent niet dat alle nieuwe verwijderingsmaatregelen al operationeel zijn.

• Supportvragen: 12 maanden na afsluiting van de vraag.
• Diagnostische bijlagen, schermafbeeldingen en voorbeeldmails aan support: 30 dagen na afsluiting van de zaak.
• Actieve computers: noodzakelijke gegevens zolang de computer aan de licentie gekoppeld blijft.
• Geschiedenis van ontkoppelde computers: 90 dagen na ontkoppeling, beperkt tot gegevens die nodig zijn voor support en controle van computerwissels.
• Gewone websitelogboeken: maximaal 30 dagen na registratie van de gebeurtenis.
• Beveiligingslogboeken: maximaal 6 maanden na de gebeurtenis, beperkt tot relevante informatie over beheerderstoegang, gevoelige wijzigingen en incidenten.
• Versleutelde back-ups: dagelijkse kopieën die binnen 30 dagen na aanmaak vervallen, ook voor kopieën buiten de VPS.
• Accounts met aankopen: totdat de gebruiker om verwijdering vraagt. Alleen inactiviteit leidt niet tot verwijdering van een account met een levenslange licentie.
• Accounts zonder aankopen: verwijdering na 24 maanden inactiviteit, met voorafgaande kennisgeving.
• Bestellingen en boekhoudkundige documenten: noodzakelijke boekhoudgegevens worden apart bewaard, doorgaans 10 jaar vanaf het wettelijk bepaalde beginpunt, tenzij een langere bewaarplicht geldt. Dit geldt niet voor alle klantgegevens.
• Licenties: minimale gegevens die nodig zijn om het gebruiksrecht gedurende de hele looptijd te erkennen en te beheren. Het verwijderen van het account verwijdert niet de aankoop of licentie; deze blijven gekoppeld aan het e-mailadres van de aankoop.
• Inloggen: inloglinks per e-mail zijn 24 uur geldig, een sessie duurt maximaal 30 dagen en mislukte inlogpogingen worden na een dag gewist.
• Statistieken van Google Analytics, als je ze accepteert: maximaal 14 maanden.

Bij een concreet geschil of incident mogen alleen relevante bewijsstukken langer worden bewaard, met vastlegging van de reden en herbeoordeling van de noodzaak.

Gegevens die uit het hoofdsysteem zijn verwijderd, kunnen in back-ups blijven staan totdat die vervallen. De herstelprocedure moet eerdere verwijderingsverzoeken opnieuw toepassen voordat de gegevens weer normaal worden gebruikt.

De website, de licenties en de updates draaien op een VPS van Aruba in het datacenter IT3 in Ponte San Pietro (Bergamo), in Italië. Domein, DNS en e-mail van mailfolk.email worden beheerd door Hostinger. We verkopen je gegevens niet: we geven ze alleen door aan de leveranciers die nodig zijn voor wat je gebruikt, namelijk Stripe voor betalingen en Google als je inlogt met Google of de statistieken accepteert. Deze leveranciers kunnen de gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, met de waarborgen die de AVG voorschrijft.

Je kunt vragen om inzage in je gegevens, om ze te corrigeren of te wissen, om de verwerking ervan te beperken, om een kopie ervan te ontvangen, of bezwaar maken tegen de verwerking. Schrijf ons op hello@mailfolk.email. Je kunt ook een klacht indienen bij de Italiaanse toezichthouder voor gegevensbescherming (Garante per la protezione dei dati personali).